U prošlom članku prikazali smo kako se unutar Plannera može stvoriti plan, a sada ćemo opisati kako se unutar plana mogu stvarati i dodjeljivati zadaci.
Kad se plan stvori moguće je dodati jednog ili više zaposlenika koji će sudjelovati na poslovima u vezi s planom. Novi članovi dodaju se odabirom padajućeg izbornika Dodaj članove i upisom imena osobe koju se želi dodati.
Osobi koja je dodana u plan moguće je dodijeliti zadatak klikom na naredbu Dodaj zadatak. U sklopu definiranja zadatka moguće je podesiti velik broj različitih mogućnosti, npr. početak i rok za završetak zadatka, dodati datoteke zadatku, definirati kakvo je stanje zadatka, postaviti boje za lakše snalaženje i sl. Jedan zadatak nije moguće podijeliti između više članova, odnosno svaki zadatak može imati samo jednog izvršitelja.
Datoteke koje se ovdje dodaju automatski postaju dostupne i unutar grupe stvorene u sklopu SharePoint servisa.
Kada pregledavate zadatke koji su vam dodijeljeni, klikom na kvačicu možete označiti da ste odradili pojedini zadatak.
Ako ste greškom označili pojedini zadatak kao odrađen, možete pojedini zadatak označiti kao zadatak koji još nije započeo. Nakon toga zadatak je moguće pomoću drag-and-drop operacije prebaciti u stupac u kojem su prikazani zadaci koji su u tijeku. Moguće je napraviti i obrnutu operaciju, odnosno zadatak koji je u tijeku proglasiti zadatkom koji još nije započeo.
Zadaci koji su probili zadani rok imaju datum prikazan na pozadini crvene boje. Zadaci koji traju imaju plavo-bijeli krug, a završeni zadaci imaju zelenu kvačicu.
Način prikaza, po statusu ili planovima, moguće je promijeniti na padajućem izborniku Grupiraj po, koji se nalazi u gornjem desnom dijelu ekrana.
Ako imamo neki vlastiti plan, osim praćenja i promjena povezanih sa zadacima koji su nama dodijeljeni, možemo vidjeti koji je status zadataka koje smo dodijelili drugima. Ovdje nema nekog automatizma, već osoba kojoj smo dodijelili zadatak mora sama odabrati stanje u kojem se nalazi pojedini zadatak. Postoji više načina prikaza stanja zadataka. Zadani način je prikaz u obliku popisa, odnosno pločica, gdje je pojedine zadatke moguće organizirati u tzv. kantice. Prebacivanje zadataka iz jedne katnice u drugu radi se pomoću drag-and-drop operacije. Klikom na naredbu Dodaju novu kanticu moguće je stvoriti dodatne kantice.
Drugi način prikaza je vizualan. U načinu prikaza Grafikon moguće je vidjeti koji zadaci još nisu započeti, koji su u tijeku, koji su probili rok za dovršetak te koji su odrađeni. U ovom načinu pregleda moguće je odmah uočiti potencijalne točke zastoje. Te je zadatke moguće pridijeliti drugom izvršitelju, promijeniti rok za dovršetak i sl.
Uz svaki plan vezana je i Bilježnica, odnosno One note dokument, unutar kojeg je moguće voditi dodatne bilješke koje su nam bitne. Spomenuli smo u uvodnom članku da je Planner usko povezan s grupama. Tako je odabirom izbornika s dodatnim naredbama moguće upravljati kalendarom, porukama koje su razmjenjivale osobe vezane uz zadatak, upravljati datotekama koje su vezane uz plan i sl.
Planner ne može zamijeniti naprednije sustave koji su namijenjeni vođenju i praćenju projekata, ali sa svojim funkcionalnostima zasigurno može olakšati rad manjim timovima i grupama zbog olakšanog pristupa datotekama, grupnog mailboxa kao i jednostavnog praćenja statusa pojedinih zadataka.
Planner je alat koji se kontinuirano nadograđuje, a kako je blisko povezan s drugim Office 365 alatima, neke njegove mogućnosti ovise i o njima. Primjerice, kad smo se prvi put susreli s Plannerom nije bilo mogućnosti da se u plan doda korisnik koji nije iz naše Office 365 organizacije, odnosno koji ima neki drugi tenant. Kako je u međuvremenu dopušten pristup grupama za vanjske korisnike, sada je moguće i njih uključiti u izradu planova i dodjeljivanje zadataka.
