Planiranje i praćenje zadataka može biti jako izazovno ako ste istovremeno angažirani na nekoliko projekata ili ako ste dio nekoliko timova. Izazov postaje još veći ako ste zaduženi kao voditelj. Kod kompleksnijih i zahtjevnijih projektnih zadataka obično se koriste alati namijenjeni vođenju i praćenju projekata, npr. Microsoft Project i ProjectLibre ili neki od mnogobrojnih groupware alata.
Jednako tako, za suradnju je moguće koristiti i različite društvene mreže. Moguće je unutar ustanove uspostaviti vlastitu društvenu mrežu koristeći neki od dostupnih open source alata, npr. Open Social. Ako se ne možete brinuti za resurse koji su potrebni za održavanje društvene mreže, možete posegnuti i za nekim od komercijalnih rješenja, poput Facebookovog Workplacea ili Microsoftovog Yammera koji je dostupan i unutar Officea 365. Treba spomenuti da je Microsoft početkom studenog najavio novu aplikaciju koja će biti dostupna unutar Officea 365, Microsoft Teams. Praktički paralelno s objavom novog alata krenule su i spekulacije o budućnosti Yammera, hoće li on opstati ili će ga Microsoft Teams zamijeniti. Kako sada stvari stoje, oba Microsoftova proizvoda imaju osiguranu budućnost. Ako vas zanima ova tematika, pročitajte članke „Microsoft explains where its new Slack-killer fits in with its $1.2 billion Yammer acquisition“ i „Microsoft Teams vs. Yammer – Should You Be Worried?“, a mi ćemo se detaljnije osvrnuti na Microsoft Teams čim nam postane dostupan.
Vratimo se sada na temu ovoga članka, a to je Office 365 Planner, aplikacija koja nam je postala dostupna prije nekoliko mjeseci. Ako imate potrebu za alatom koji nudi veće funkcionalnosti od različitih to-do rješenja, a nemate potrebu za alatima za upravljanje projektima, Office 365 Planner bi mogao biti pravi alat za vas. Planner nudi mogućnost kreiranja i delegiranja zadataka, kao i praćenje je li pojedini zadatak izvršen. Kako bi se olakšao rad, moguće je pojedinim zadacima pridijeliti i datoteke, a za to se koristi mehanizam vezan uz grupe.
Upravo nam je dodavanje datoteka, što je izuzetno korisna mogućnost, uzrokovalo i dosta frustracija prilikom prvog susreta s Plannerom. Naime, prilikom pokušaja dodavanja datoteke zadatku, pojavila se poruka „Još postavljamo prostor za pohranu za vaš plan. Vratite se za nekoliko minuta.“. Kako se mogućnost postavljanja datoteka nije pojavila niti nakon jednog dana, obratili smo se Microsoftu s pitanjem i dobili smo odgovor kako da omogućimo postavljanje datoteka. Bilo je potrebno u sklopu Grupe koja je povezana s planom postaviti prostor za datoteke.
Problem s postavljanjem datoteka nam se više ne manifestira pa vjerujemo da je u međuvremenu došlo do promjena ili popravka greške. Sada je stvarno potrebno pričekati neko vrijeme, nama je to bilo 10-ak sekundi, da bi se uspostavio prostor za postavljanje datoteka. Jednako tako, prilikom rada uočene su i neke druge greške, npr. datum se prikazuje pogrešno (umjesto 15.11. piše 15..11). Nadamo se da će se ove greške uskoro ispraviti.
Sam rad unutar Plannera jednostavan je i izuzetno intuitivan. Nakon pokretanja prikazuje se stranica s planovima koje smo stvorili ili u kojima imamo zadane neke zadatke.
Klikom na naredbu Moji zadaci možete pregledati status svih svojih zadataka, onih koji su započeli, koje ste završili, ali i onih na kojima još niste započeli s radom.
Klikom na naredbu Novi plan otvara se dijaloški okvir unutar kojeg se definiraju osnovne postavke plana:
- Naziv plana
- Adresa e-pošte plana – adresa mora biti jedinstvena i ne može biti adresa koja je već dodijeljena nekom drugom planu odnosno grupi
- Učini taj plan javnim – ako je plan postavljen kao javan, bit će vidljiv svim zaposlenicima ustanove, a ako nije javan, plan će moći vidjeti samo oni članovi koje dodijelite planu odnosno grupi.
U idućem članku opisat ćemo na koji način je moguće pratiti izvršavanje zadataka unutar plana te kako upravljati vlastitim zadacima koji su nam dodijeljeni.